Gestió d'arxius. JJ

     1.1 INTRODUCCIÓ Primer de tot benvinguts/benvingudes a aquest Blog que us intentarà ensenyar, la millor manera de gestionar els arxius. Un tema aquest que encara que sigui una mica complicat i farragos, no deixa de ser important. Tothom en algún moment de la seva vida, s'ha vist en la necessitat de ordenar i/o arxivar una sèrie de documents, papers o fotogràfies, sigui a casa seva o potser a la feina. I una vegada posats al tema, ahurà vist que no es tan fàcil com semble. Bé, ja hem avisat que era un tema farragos, però si se li pot aplicar un ordre i un mètode veureu que us serà molt més facil i fins i tot divertit gestionar els vostres arxius. Els arxius , tant públics com privats son una peça fonamental en l'administració, les institucions o l'empresa.  Degut al creixement exponencial de les noves tecnologies en la Societat de l’informació, com l’implementació de la administració electrónica o l'augment significatiu de la producció...

       1 .2  CONCEPTE D'ARXIU Els arxius estan definits en la llei 16/1985, de 25 de juny com: Conjunts orgànics de documents, o la reunió de varis, reunits per persones jurídiques, publiques o privades en l'exercici de les seves activitats, al servei de la seva utilització per la investigació, la cultura, la informació y la gestió administrativa. S'entenen per "Arxius" també les institucions administratives o privades on es reuneixen, conserven, ordenen y defineixen documents bé siguin aquests públics o privats. El diccionari de Terminologia ‘’Arxivística’’ del Consell internacional d'arxius els defineix també en aquest sentit i afegeix un tercer. Conjunt de documents sigui quina sigui la seva data, la seva forma i el seu suport matèrial, produïts o rebuts per tota persona física o institució, i per tot servei o organisme públic o privat en l'exercici de la seva activitat, i son conservats per el seus c...

      1.3 CONCEPTE DEL  DOCUMENT. El diccionari de Terminologia ‘’Arxivística’’ estableix que un document es la combinació d'un suport de paper, més la informació registrada en ell, que pot ser utilitzada com a prova o consulta. Els elements que conformen un document són: L’ informació que contenen. El suport : El contenidor d'aquesta informació que pot ser de paper, un microfilm o un suport informàtic. El registre : Com s'ha fixat l’ informació en el suport, a través de tinta o d'impulsos electromagnètics. Els documents d'arxiu però, tenen unes peculiaritats pròpies que els diferencien d'altres: El fet que siguin serialitzats : Es produeixen un a un, constituint series. La seva gènesis : Es produeixen dins de l'activitat natural del seu productor. La seva exclusivitat , L’ informació que conté es única.      Caràcters externs: Clases:   Segons la forma de transmetre l’ informació,...

      1.4  EL CICLE VITAL DELS DOCUMENTS Com hem vist, els documents d'arxiu, es produeixen dins una seqüència en un procés natural com si fossin essers vius que van complint una funció diferent segons la seva edat. Es per aquesta raó que es parla de cicle vital o fases d'arxiu. Arxiu d'oficina o de gestió (Fase activa)   Aquí neixen o es reben els documents i es don romanen mentre hi hagin modificacions a fer o sigui necessària la seva consulta. Generalment es al cap de 5 anys tal com marca la llei, quan aquests documents passen a la fase següent per tal d'evitar l'acumulació i el col·lapse de dades tant a l’ordinador com al magatzem de documentació. La seva organització no es farà mai per matèries, sinó per series documentals respectant així l’estructura en el que han sigut creats. Una sèrie documental es un conjunt de documents produïts per un subjecte en el desenvolupament d’una mateixa competència i regulat per la matei...

     1.5 TIPUS D'ARXIUS Un dels elements que defineixen els documents es el seu autor, depenent de qui sigui l'autor els arxius poden classificar-se en públics o privats.      Públics: Els arxius públics pertanyen a un servei públic, depenen de les institucions enquadrades dins del Dret Públic. Els seus documents son generats per l'administració en exercici de la seva funció.      Privats: Els arxius privats provenen de persones jurídiques privades, son un conjunt de documents generats per empreses, partits politics, famílies, persones... Els documents tant privats com públics, forman part del Patrimoni Documental, però, els públics estan perfectament reglamentats pel que fa a la seva organització i emplaçaments en la legislació nacional, mentre que els privats no tenen una normalització i la seva organització és particular en cada cas. La necessitat d'un...

      1.6 ELS DOCUMENTS ELECTRÒNICS. Un document electrònic es un document registrat de forma electrònica. Si en el document tradicional, el contingut i el suport van irremeiablement units, per exemple, recollir un document omplir-lo i entregar-lo, e n el d ocument electrònic, es poden separar continent i contingut. Per exemple, copiar un document en un USB per desprès descarregar-lo al portàtil i posteriorment enviar-lo per E-Mail. El document electrònic presenta a més molts altres avantatges, com l'estalvi d'espai, l'acces múltiple i ràpid, etc. Però, malauradament també presenta inconvenients, la informació pot ser manipulada. sigui intencionadament o accidentalment, com per exemple al canviar d'un format a un altre, o d'un sistema operatiu a un altre, provocant així la pèrdua o modificació de l'informació inicial. Es per això, que les característiques que necessàriament ha de tenir un document electrònic son: Fi...

           1.7  GESTIÓ D’ARXIUS O GESTIÓ DE DOCUMENTS Es pot considerar la gestió d’arxius , encara que no hi hagi unanimitat amb el significat dels termes com:       El tractament integral dels documents durant tota la seva vida, des de la seva creació fins que es decideixi la seva eliminació o conservació definitiva. Es diferencia aquest concepte del que algunes fonts anomenen o denominen “Administració d’arxius” i que és considerat com: Conjunt de tasques encaminades a l’explotació dels documents amb finalitats històriques culturals i d’investigació. Un altre accepció del concepte “Gestió d’arxius o documents” podría ser: Conjunt de tasques i procediments orientats a aconseguir una millor eficàcia i economia en l’explotació dels documents per part de les administracions i/o empreses.

     TEMA 2 -TÈCNIQUES D’ARXIU

          2.1 INTRODUCCIÓ Per una eficaç organització i conservació dels documents d'arxiu, que faciliti el seu accés i el seu ús, s'ha d'aplicar una sèrie de tècniques que constitueixen el tractament dels arxius. Aquest tractament inclou la classificació, ordenació, descripció i instal·lació dels documents.

     2.2 SISTEMES DE CLASSIFICACIÓ Classificar consisteix en agrupar els documents en classes o conjunts de forma jeràrquica, d’acord amb una estructura adequada a les organitzacions productores dels fons documentals. Aquesta estructura es materialitza en el Quadre de classificació.            Els sistemes de classificació que és poden aplicar son tres: Classificació funcional : Els documents s’agrupen segons les funcions de l’entitat.                       El vincle d’unió de tots els documents d’una mateixa classe és que son el resultat d’una mateixa activitat, que dins el seu torn es reuniran en una classe més àmplia i així successivament. Classificació orgànica : Es creen classes d’acord amb les divisions administratives de l’entitat, i d'acord amb la seva estructura orgànica. Classificació per matèries : Es classifica segons el cont...