1.4  EL CICLE VITAL DELS DOCUMENTS

Com hem vist, els documents d'arxiu, es produeixen dins una seqüència en un procés natural com si fossin essers vius que van complint una funció diferent segons la seva edat.

Es per aquesta raó que es parla de cicle vital o fases d'arxiu.

Arxiu d'oficina o de gestió (Fase activa) 

Aquí neixen o es reben els documents i es don romanen mentre hi hagin modificacions a fer o sigui necessària la seva consulta. Generalment es al cap de 5 anys tal com marca la llei, quan aquests documents passen a la fase següent per tal d'evitar l'acumulació i el col·lapse de dades tant a l’ordinador com al magatzem de documentació.

La seva organització no es farà mai per matèries, sinó per series documentals respectant així l’estructura en el que han sigut creats.

Una sèrie documental es un conjunt de documents produïts per un subjecte en el desenvolupament d’una mateixa competència i regulat per la mateixa norma de procediment.

Las series estan formades per  expedients. Un expedient es un conjunt de documents produïts de forma orgànica i funcionalment per una oficina productora per tal de resoldre un assumpte.

Conclòs l’expedient o passat el termini establert de permanència, els documents han de passar a la següent fase, hi es necessari transferir-los, i per fer-ho cal preparar-los adequadament.

Quan aquests arxius siguin físics:

·       Revisant que no falti cap document dins l’expedient.

·       Comprovant el seu ordre.

·       Eliminant grapes, gomes, etc.

Un cop fet això s’empaquetaran en capses  numerades correlativament per identificar-les en la relació d’entrega.

La relació d’entregues es un imprès en el que s’especifica quins documents passen a la següent fase. Es redacta per duplicat, una copia per l’arxiu d’oficina i l’altre per l’arxiu central, qui ha de fer les comprovació oportunes i tornar la copia segellada i firmada.

Aquesta relació consta de:

·      Capçalera, arxiu remitent, tipus documental, funció, data i registre general.

·      Identificació dels documents transferits, dades de cada caixa, número i/o breu relació de contingut.

·       

Quan els arxius siguin  en format electrònic:

• Revisant que el nom de l'arxiu i el contingut corresponguin.
• Revisant el seu ordre.
• Protegint mitjançant contrasenya  l'esborrat accidental de l'arxiu.

Un cop fet això, es guardarà l'informació tant en un disc dur (HDD) com també en un CD, DVD o USB per tal de duplicar o fins i tot triplicar l'informació i evitar-ne així la perdua.

         Arxiu central (Fase semi activa)

Es l’arxiu que rep els documents generats a l’arxiu de l’oficina, les series documentals.

Aquestes series romanen en aquest arxiu aproximadament durant uns 10 anys. La seva funció es identificar, valorar, descriure i conservar les series. La primera funció “identificar” es pròpia i exclusiva d’aquesta fase.

           Arxiu intermitg (Fase inactiva)

Es l'arxiu on s'estan els documents que quasi no tenen us administratiu, i on comença a prevaler el seu valor històric o de consulta sobre el de gestió.

La seva feina específica es la selecció dels documents que tenen que ser conservats i fer la separació (física en el cas de documents físics) dels que poden ser eliminats.

         Arxiu històric (Fase inactiva)

La finalitat d'aquesta última fase de l'arxiu es la conservació permanent dels arxius elegits en funció del seu valor històric o cultural per tal de que puguin ser usats o divulgats en investigació i difusió cultural.

L’arxiu intermig i l’històric poden estar en algunes ocasións unificats.