Gestió d'arxius. JJ

TEMA 5 - OPTIMITZACIÓ BÀSICA D'UN SISTEMA D'ARXIU ELECTRÒNIC

     5.1 – INTRODUCCIÓ En aquest capítol parlarem de la   optimització  dels sistemes d’arxiu electrònic . En la era de la informació, aquesta, constitueix un bé econòmic, forma part dels actius de l’empresa. Per el seu bon funcionament, las organitzacions i les empreses han d’implantar sistemes de gestió d’arxius que s’adeqüin a les seves necessitats, i determinin els documents que necessiten, com son, a on estan i durant quan de temps es mantindran. Avui en dia, conviuen encara sistemes d’arxiu tradicionals amb sistemes d’arxivament electrònics, que agilitzen en gran mida las tasques i processos documentals i els temps de resposta. Sistemes que poden gestionar tant documents creats en paper (digitalitzant-los) com documents creats electrònicament. Es per això que és important conèixer a fons els equips informàtics , els tipus de software que farem servir, i avui en dia més que mai el us correcte de les xarxes , tant locals com uni...

     5.2 - SISTEMES D'ARXIU ELECTRÒNIC Un sistema d'arxiu electrònic utilitza la informàtica per fer les tasques i els processos documentals, es un sistema de informació que ha estat desenvolupat per emmagatzemar i recuperar documents, i organitzat per controlar les funcions especifiques de producció, emmagatzematge de documents i el seu accés, amb el fi de salvaguardar la seva autenticitat i fiabilitat. Arxiu electrònic:   És el sistema que ofereix emmagatzematge segur per als documents i fitxers relacionats amb cada expedient, gestionant el cicle de vida de cada document des de la seva creació i registre fins al seu arxiu definitiu (preservació i custòdia). Podem trobar tres graus d'implantació electrònica, des de la mes simple, treballar amb eines ofimàtiques, pasant per sistemes gestors de documents que treballen a entorns d’Internet, fins als més complexos que son l'entorn de treball en Internet.

     5.3 - ELS EQUIPS INFORMÀTICS Al implementar un sistema d'arxiu electrònic serà necessari tenir en compte dos aspectes, les tasques arxivístiques i el sistema informàtic.  Per una correcta configuració i un millor profit d'aquets sistemes es necessària la col·laboració de professionals arxivers i informàtics. Elements necessaris del equip informàtic. Elements del hardware. Conjunt d'elements físics que componen la maquina. CPU Memòria Equips perifèrics(teclat, ratolí, pantalla,router,fax...) Elements de Software. Conjunt de programes que permeten a l'ordinador realitzar determinades tasques. Tipus de software: De sistema De programació D'aplicació En el procés d’instal·laci ó del software els programes es transfereixen al computador central de la xarxa local i es configuren per ser utilitzats. La instal·lació de programes i aplicacions compten generalment amb l’ajuda d'un assistent. Assi...

     5.4 - SISTEMES OPERATIUS Sistema operatiu:  Conjunt d'ordres i programes que controlen els processos bàsics d'un ordinador i permeten el funcionament d'altres programes. El sistema operatiu es el primer que es carrega quan engegem l'ordinador, tableta etc.  Realitza tasques bàsiques de reconeixement, de connexió del teclat, informació a la pantalla, control de escàners, impressores, etc. Controla el sistema d'arxiu es a dir, la forma d'organitzar els arxius en la memòria. Posseeix un sistema de gestor de dades, que es la primera aplicació que s'obre quan iniciem el sistema operatiu, que organitza els arxius i carpetes al disc dur de forma jeràrquica, i permet realitzar operacions amb ells (copiar, veure fotografies). Tipus de sistemes operatius. Sistemes Monousuari:   Només permeten el treball d'un sol ordinador, que es l’únic que pot executar els programes en aquest moment. Sistemes Multiusuari:   Permet qu...

     5.5 – XARXES LOCALS Una xarxa local ( LAN : Local Area Network) és la que està formada per la interconnexió de dos o més ordinadors, i delimitada a un area reduïda, una oficina o un edifici. La seva finalitat és compartir recursos físics (impressores, escàners) o electrònics com aplicacions o dades. Permet abaratir costos, doncs la infraestructura necessària  es menor, i amés optimitza el treball de grup.  Els arxius i programes és comparteixen, així com les bases de dades,i  els sistemes de correu electrònic.  Així mateix es realitzen les copies de seguretat de manera centralitzada. Aquestes xarxes tenen els següents elements: Servidor : Ordinador que actua de node central i on s’instal·la el software que utilitzaran la resta d’equips. Té mes capacitat de procés i de memòria que els equips secundaris, i és on es guarden les copies de seguretat. Estació de treball : Cada un dels ordinadors connectats a la xarxa loca...

     5.6 - MESURES DE SEGURETAT Els equips informàtics, especialment quan es treballa en xarxa, estan obligats a protegir els seus sistemes i l'informació que contenen d'amenaces exteriors:        Els virus informàtics. Alguns exemples de virus son Cucs , Troians , Bombesde rellotgeria , Virus de macro i Boot . Poden afectar:  1 - Als sistemes operatius i a l'equip en general. Ocupen memòria al disc. Infecten els sistemes operatius. Baixen el rendiment de l'equip 2 - A la informació continguda als arxius. Pèrdues de l'informació. Arxius que no es poden obrir. Robatoris de dades. Els Antivirus:   Són programes sorgits durant la dècada de 1990 amb l'objectiu de detectar o eliminar virus informàtics. Amb el transcurs del temps, l'aparició de sistemes operatius més avançats i l'ús massiu de Internet ha fet que els antivirus hagin evolucionat cap a programes més avançats que a més de buscar i detectar els virus inform...

     5.7 - EQUIPS DE REPRODUCCIÓ Com a complement als equips informàtics d’introducció de dades, existeixen una sèrie d’aparells destinats a visualitzar, transformar i emmagatzemar la  informació analògica en digital. Per exemple fotos, planells, documents antics, diapositives, etc. Degut a l’obsolescència de molts formats d’arxiu (microfilms, diapositives, films.) de vegades es difícil trobar ni tan sols un visualitzador per poder capturar la informació. En tots els casos, és gracies al escàner que es pot recuperar i digitalitzar aquesta  informació. L’Escàner : El funcionament d’un escàner es bàsicament la conversió d’una imatge de qualsevol tipus (foto, dibuix o document) en píxels, mitjançant un sistema de llums, miralls i lents. L’escàner es mou al llarg del document línea per línea: Cada línea es divideix en punts bàsics que corresponen a píxels. Un capturador analitza el color de cada píxel El color de cada píxel es descomposa en...

       TEMA 6     SISTEMES DE GESTIÓ DE BASES DE DADES

     6.1 INTRODUCCIÓ Donant quasi per acabat aquests blog, i esperant que us hagi sigut d'utilitat i/o d'eina de consulta, passarem a parlar del  6é i últim tema:              El   Sistema de Gestió de las Bases de Dades ( SGBD ). Es defineixen com a SGBD al conjunt de programes i procediments per manipular les dades emmagatzemades en una base de dades, mostrar-la segons els desitjos dels buscadors d’aquestes dades, i amés  garantint la seva seguretat. Els recursos  necessaris per a la resolució de problemes i la presa de decisions dins els estaments dedicats a l’arxivística, no son vàlids si no es troben organitzats en un sistema d’informació. Es per això que las bases de dades son un component essencial d’aquests sistemes, i constitueixen la millor tecnologia per gestionar la informació avui en dia.

      6.2 BASE DE DADES. Una base de dades és un "magatzem" que ens permet guardar grans quantitats de informació de forma organitzada perquè després pugem trobarla i utilitzarla fàcilment Avantatges: Gestiona gran quantitat de dades.        Rapidesa De manera uniforme Evita la redundància. Seguretat Característiques: Accés múltiple, diferents usuaris poden utilitzar al mateix temps la seva informació. Flexibilitat, ofereix diversos mètodes d'accés. Seguretat, al controlar l'accés a la informació. Integritat de la informació. Protecció contra l'error. Independència dels suports lògics i físics. Un full de càlcul es un exemple de base de dades. Existeixen molts tipus de base de dades, podem dividir-les per l'organisme que la produeix, per el tema o per la seva forma d'accés entre d'altres.      1- Segons al model de dades es divideixen en: Jeràrquiques : La representació lògica de ...