2.4 INSTAL·LACIÓ

La instal·lació no només es el nom de l'espai físic on s'amagatzeman els documents, si no també el nom donat a la tasca material d'ubicar-los físicament al lloc on es guardaran, mitjançant les unitats de instal·lació. Aquestes unitats (armaris o arxivadors de fusta o de metall ignifugs) son les que els protegeixen dels agents nocius: la pols, l’humitat, l'excés de llum, entre d'altres. La finalitat de la instal·lació es assegurar la conservació dels documents, la seva localització i com no la preservació de  tota la informació que conté.

A les oficines el mobiliari serà adequat al treball que es realitza, a la freqüència d'us dels documents i adaptat al seu suport.

El moble d'arxiu de gestió pot ser per exemple l'arxivador de carpetes suspeses. Les carpetes estan penjades sobre dos varetes, amb visors o separadors horitzontals o verticals que sobresurten i on s'escriu el número del nivell de classificació que correspon als expedients que hi ha al seu interior.

Els portaplànols, com el seu nom indica guarden els plànols o material gràfic que necessita ser arxivat horitzontalment sense doblegar-se, per aquets tipus de materials també es poden utilitzar porta tubs. I en el cas d'archivarlos electrònicament, en CD, DVD, HDD és necessitaràn capses de plàstic.

Per ordenar expedients o tenir-los a prop mentre es treballa es poden utilitzar bastidors o mini arxivadors de sobretaula.

Es necessiten també contenidors per tota classe de suports, carpetes de cartró, carpetes suspeses, carpetes amb anelles i sobretot capses d'arxiu.

Les capses d'arxiu constitueixen les unitats d’instal·lació definitives, variaran de dimensions en funció de les seves mides i el tipus de document que conté. tenen que ser de cartró antiàcid i resistent, rígides però amb un costat abatible per poder introduir i treure sense problemes els documents. 

Les mides normalitzades son 390x280x115 mm, sempre una mic mes grans que els documents per evitar frecs i doblecs. 

Han d'emplenarse amb un numero suficient de documents (ni pocs ni massas) perquè aquests no es facin malbé. 

Ha d'haber prestatgeries per col·locar les capses, llibres i manuals d'us de l'oficina.

Altres tipus de material d'oficina que convé tenir a mà son les safates apilables, les carpetes amb separadors, fitxers de tarjetes, etiquetes per utilitzar-les com a marcadors provisionals, i etiquetes fixes per les capses i carpetes. 

Punts a tenir en compte per a una bona utilització de les instal·lacións:

Els dipòsits on s'ubicaràn les unitats d'instal·lació han d'oferir les condiciones idònies de seguretat física i mediambiental, controlant factors climàtics, ambientals, i biològics.

La humitat i temperatura es controlarà amb higrómetres i termòmetres, i és diferent per cada suport documental:                                                                                                 
Entre 15-21ºC de temperatura i 45-65 d'humitat relativa per el paper.                 
Entre 16-20ºC de temperatura i 35-45 d'humitat relativa  per als sistemes           de  memòria electrónica.

La ventilació, natural o condicionada, combat la contaminació atmosfèrica i ajuda a mantenir la temperatura en uns nivells adecuats, encara que s'ha de combinar amb el cas de aires condicionats amb deshumificadors per tal de que la humitat no pugi massa.

La il·luminació, és una de les causes mes important del deteriorament de documents manuscrits o impresos i ha de ser perfectament controlada. 

En els llocs on s'arxivin els documents la llum ambiental hauría de ser d'entre 50 i 100 lux, i si pot ser millor quan no es faci servir l'espai que aquest es mantingui a las fosques. 

En el cas d`haber de fer una consulta es portarà al document (o molt millor una copia del mateix) a la sala de consulta, on el maxim hauria de ser de 500 lux. 

El control de lux d'un espai es mesura amb fotometres o luxometres que puguin medir intensitats baixas. 

L'excés de llum produeix la degradació fotoquímica. 

S'ha d'evitar en tots el casos l'exposició dels documents al sol directe, doncs la llum solar no solsament produeix degradació fotoquímica, si no que els raigs ultraviolats i infrarojos trenquen les cadenes moleculars de la celulosa fent malbé al paper.

El dipòsit ha de complir amb les oportunes mesures de seguretat contra incendis, i la normativa d’instal·lacions elèctriques.

El mobiliari estarà format per prestatgeries, portaplànols i diferents tipus d'armaris i contenidors per guardar les capses.

Es poden utilitzar prestatgeries fixes convencionals o de tipus "compactus", aquestes últimas multiplicaran l'espai disponible, doncs son prestatgeries que es desplacen sobre rails, i es poden compactar per moduls deixant obert l'espai necessàri per treure o introdüir els documents quan faci falta.

En quan a la instal·lació dels documents en format informàtic, aquests tenen un problema afegit. Per una part s'han de conservar els suports, la seva vida útil és menor que la del paper i les seves condicions de conservació (grau optime de temperatura i humitat) mes estrictes. Per l'altre (tot i que cada cop son més segurs) es mes delicada la seva manipulació, doncs la informació es pot malmetre a causa de camps magnètics forts en la proximitat del suport o be per errors involuntaris de borrat/modificació en la seva consulta. 

Existeix amés un altre problema  motivat per l'alt grau de obsolescència dels programes (i fins i tot dels equips) emprats en aquests sistemes d'arxivamet.

Per tal de  combatre aquest problema s'ha d'anotar quin programa produeix el document, tenir sistemes de emulació o bé realitzar migracions periòdiques, cap a suports mes moderns i actualitzats.