1.2  CONCEPTE D'ARXIU

Els arxius estan definits en la llei 16/1985, de 25 de juny com: Conjunts orgànics de documents, o la reunió de varis, reunits per persones jurídiques, publiques o privades en l'exercici de les seves activitats, al servei de la seva utilització per la investigació, la cultura, la informació y la gestió administrativa.

S'entenen per "Arxius" també les institucions administratives o privades on es reuneixen, conserven, ordenen y defineixen documents bé siguin aquests públics o privats.

El diccionari de Terminologia ‘’Arxivística’’ del Consell internacional d'arxius els defineix també en aquest sentit i afegeix un tercer.

• Conjunt de documents sigui quina sigui la seva data, la seva forma i el seu suport matèrial, produïts o rebuts per tota persona física o institució, i per tot servei o organisme públic o privat en l'exercici de la seva activitat, i son conservats per el seus creadors o per els seus successors per les seves pròpies necessitats,
• Institució responsable del recolliment, el tractament, l’inventariat, la conservació i el servei dels documents.
• Edifici o part de l'edifici on els conserven els documents.

Les característiques que defineixen un arxiu son:

• Estar format per un conjunt documental, mai per una col·lecció.
• Ser produït per una persona física o jurídica.
• Satisfer les necessitats administratives.
• Ser conservat de manera orgànica, respectant l'ordre en que els documents han estat creats.

La funció de l'arxiu es reunir, organitzar, i conservar els documents. 
Per aconseguir-ho es realitzen les següents tasques.

• Organitzar la documentació.
• Classificar-la i ordenar-la.
• Descriura-la per fer-la accessible.
• Valorar la documentació.
• Instalar·la convenientment per el seu ús i conservació.

Aquesta es la manera d'aconseguir el ús efectiu d'un arxiu.