1.3 CONCEPTE DEL  DOCUMENT.

El diccionari de Terminologia ‘’Arxivística’’ estableix que un document es la combinació d'un suport de paper, més la informació registrada en ell, que pot ser utilitzada com a prova o consulta.

Els elements que conformen un document són:

• L’ informació que contenen.
• El suport: El contenidor d'aquesta informació que pot ser de paper, un microfilm o un suport informàtic.
• El registre: Com s'ha fixat l’ informació en el suport, a través de tinta o d'impulsos electromagnètics.

Els documents d'arxiu però, tenen unes peculiaritats pròpies que els diferencien d'altres:

• El fet que siguin serialitzats: Es produeixen un a un, constituint series.
• La seva gènesis: Es produeixen dins de l'activitat natural del seu productor.
• La seva exclusivitat, L’ informació que conté es única.

     Caràcters externs:

Clases: Segons la forma de transmetre l’ informació, els documents poden ser:

• Textuals: text escrit, com un manuscrit o un imprès.
• Iconogràfics: Imatges, com fotografies, plànols, mapes.
• Sonors: de so, cintes, cd.
• Audiovisuals: Conté imatges en moviment so, vídeos...
• Electronics o informàtics.

Tipus: Revela tant el contingut com la seva estructura.

Format: Es refereix a la forma del suport i la manera de reunir els documents, els fulls format DINA4 per exemple es poden reunir en carpetes, els CD o DVD, s'hauràn de reunir en capses de plàstic.

Quantitat: El numero d'unitats i espai físic que ocupen, si ens referim a paper tindrem que parlar per exemple de volums i metros lineals, en arxius electrònics es parlarà de "Megas", "Gigas" o "Teras".

Forma: Si es original o copia, si aquesta és simple o autentificada.

     Caràcters interns:

Entitat productora: Qui es l'autor del document, persona física o jurídica, publica o privada.

Orígens funcionals: Causes per las que s'ha produït un document, la funció, l'activitat, per la que es va crear.

Data crònica: Data i lloc on s'ha produït.

Contingut substantiu: Assumpte del documents, fins i objectius.