2.2 SISTEMES DE CLASSIFICACIÓ
Classificar
consisteix en agrupar els documents en classes o conjunts de forma jeràrquica, d’acord
amb una estructura adequada a les organitzacions productores dels fons
documentals.
Aquesta
estructura es materialitza en el Quadre de classificació.
Els sistemes de classificació que és
poden aplicar son tres:
- Classificació funcional: Els documents s’agrupen segons les funcions de l’entitat. El vincle d’unió de tots els documents d’una mateixa classe és que son el resultat d’una mateixa activitat, que dins el seu torn es reuniran en una classe més àmplia i així successivament.
- Classificació orgànica: Es creen classes d’acord amb les divisions administratives de l’entitat, i d'acord amb la seva estructura orgànica.
- Classificació per matèries: Es classifica segons el contingut dels documents. No deriva directament de l’entitat, es més subjectiva.
El sistema
escollit ha de ser estable en el temps, perdurable, objectiu i no ha de
dependre de la valoració de cap persona física. Ha de ser comprés per tots
sense ambigüitats, doncs deriva de la mateixa naturalesa del procés.
El sistema més
consistent i que compleix àmpliament aquest requisits és el funcional. Encara
que una empresa o una institució canviï la seva organització, la seva activitat
seguirà sent la mateixa.
El
Quadre de classificació
El Quadre de
classificació és una “estructura jeràrquica i lògica que reflexa les funcions i
activitats d’una organització.”*1
*1 CRUZ MUNDET, JR, Manual d’arxivística; p.244
En el marc dins el que s’organitzen
els documents, es veuen les relacions entre ells, i això permet normalitzar la
denominació donada a tots ells i també
permet la seva localització.
Divideix els fons en grups, diferenciant cada funció, i aquests al seu
torn en altres subgrups, per exemple:
Sèrie Classe
Subsèrie Subclasse
Per a la seva realització es
indispensable tindre un coneixement profund de l’organització, conèixer la seva
estructura, les seves funcions i fins.
El següent apartat d’aquest quadre de
classificació correspon al arxiu general de l’Ajuntament de Manlleu (comarca d’Osona)*1:
1.3.1 Resolucions i Decrets Sèrie
1.3.2 Bans, Edictes i avisos Sèrie
1.3.3 Correspondència Alcaldia Sèrie
1.3.4 Convenis Sèrie
1.3.5 Expedients d’Alcaldia Sèrie
1.3.6 Títols d’Honor i distincions Sèrie
1.3.7 Protocols Sèrie
1.3.7.1 Expedients d’agermanament Subsèrie
1.3.7.2 Expedients d’actes i protocols Subsèrie
1.3.8 Delegacions d’Alcaldia Sèrie
La Codificació
El quadre de classificació es completa
amb la codificació. La codificació és
l’assignació de lletres i números, o bé una combinació de ambdues per a cada
nivell de classificació.
La finalitat d’aquest codi, es
identificar el nivell de classificació de cada sèrie, jerarquitza’n i substituint
si cal el títol de la sèrie.
És col·loca a l’esquerra de la
denominació i cada signe ha de anar separat del següent per un punt. Es
realitza després d’haver identificat les sèries.
Segons els signes empleats hi ha
diferents tipus de codificació:
- La codificació alfabètica: És la que utilitza les lletres de l’abecedari en ordre seqüencial.
A. Gestió de Recursos Humans.
A.a Personal Docent
A.b. Personal d’administració i serveis
A.b.a. Convocatòries i concursos
A.b.b. Bosses de treball
B. Gestió de recursos materials
B.a. Material informàtic
- La codificació numèrica: És la que utilitza els números en el seu ordre natural.
1. Gestió de Recursos Humans
1.1 Personal Docent
1.2 Personal d’administració i serveis
1.2.1 Convocatòries i concursos
1.2.2 Bosses de treball
2. Gestió de recursos materials
2.1 Material informàtic
- La Codificació alfanumèrica: És la que combina signes numèrics i alfabètics.
1. Gestió de Recursos Humans.
1.A Personal Docent
1.B Personal d’administració i serveis
1.B.1 Convocatòries i concursos
1.B.2 Bosses de treball
2. Gestió de recursos materials
2.A. Material informàtic
Quan un document ingressa o es genera
a l’oficina el procés de classificació es el següent:
- Identificar l’expedient al que pertany aquest document, comprovar si ja existeix o és necessari obrir-lo.
- Identificar la sèrie a que pertany.
- Buscar la subsèrie en la que s’enquadra.
- Anotar la classificació resultant: Codi, i nom que li correspon, i si cal el numero d’expedient.
- En el cas de documents físics anotar-ho tot a l’angle superior dret de la carpeta de documentació precedit de l’abreviatura “Ref.”. Seria útil escriure aquestes dades a llapis per tal de no danyar la documentació interna i poder-les esborrar si fos necessària alguna modificació.
- En el cas de treballar en entorns ofimàtics és poden fer les mateixes operacions ordenant-ho per carpetes i subcarpetes.
Elements auxiliars del quadre de
codificació
El quadre és pot completar amb taules auxiliars que realitza’n noves
divisions més especifiques i concretes en las sèries, subsèries i resta de
nivells. Aquestes subdivisions poden ser de dos tipus:
- Especifiques: Perquè sols s’apliquen a un nivell, una sèrie o una subsèrie del quadre, apareixen el principi del nivell on s’apliquen.
- Comunes: Perquè és poden aplicar a tots el nivells, sèries o subsèries del quadre; són llistes ordenades que apareixen després del quadre.
- Al seu torn les comunes poden ser de dos tipus:
- Nominals: Estan formades per noms que identifiquen persones, organismes, llocs, etc.
- Uniformes:Serveixen per identificar tipus de documentació, correspondència, memòries, estadística, etc.
Aquestes taules auxiliars s’assenyalen
en el quadre amb les lletres:
E
= Especifiques
N
= Nominals
U
= Uniformes
I s’anteposen al codi de classificació,
amb el següent resultat:
1. GESTIÓ DE RECURSOS HUMANS
E 1. Personal docent
E 1.1. Funcionaris
de carrera
E 1.2. Funcionaris
interins
E 2. Personal d’administració i serveis
E 2.1 Funcionaris de carrera
E 2.2 Funcionaris interins
S’inclouran amés índexs amb els noms
de las sèries, subsèries i resta de divisions i nivells, amb la seva
localització corresponent a la taula.
També els índexs nominals i topogràfics dels termes emprats en el quadre.
També els índexs nominals i topogràfics dels termes emprats en el quadre.
Comentaris
Publica un comentari a l'entrada