3.3 R.I. - RECUPERACIÓ DE LA INFORMACIÓ

En el ús d'aquesta disciplina és molt important que la codificació efectuada per el seu arxivament, hagi estat molt ben feta.

Tan en el cas d'arxius físics, com informàtics el necessari és disposar d'una classificació adecuada. En el cas digital amb un cataleg de recuperació, i en el cas físic amb una taula com la del exemple:

En relacció als sistemes d'accés i  custodia, es convenient fer referencia a tres tipus de normatives:

• La llei Orgànica 15/1999 de 13 de decembre que especifica la protecció de dades de caracter personal.
• La política d'accés i confidencialitat de que disposi l'organisme productor de la documentació. Normalment existeix un manual de cerca professional o un codi de bones conductes en el que s'especifiquen les normes a seguir.
• El mateix reglament de l'arxiu i la normativa que faci referencia al seu                 funcionament. (Exemple: Normativa de prestecs.)

En quan al control d'accés és sol controlar mitjançant un registre d'usuari, com un carnet personal amb banda magnética.

Si els documents a consultar son en format físic, existeix la figura de l'arxiver.

L'arxiver farà emplenar un full de prestec, deixant constancia de la identitat de la persona que el demana i del document sol-licitat.

Per últim cal donar importancia al disseny del cataleg de recuperació per evitar:

• Soroll documental, que consisteix en recuperar un excés d'informació al realitzar una consulta quan molta d'aquesta informació no es revellant.
• Silenci documental, que és quan es produeix l'efecte contrari, es a dir, quan no es recupera informació rellevant en una consulta.                                                       

Aquest  errors poden originar-se per diferents causes:

• Realització de recerca inadecuada. El usuari hauría de demanar ajuda a un arxiver, o millor fer un curs de formació especialitzada. 
• El document està mal indexat. S'han de realitzar probes de recuperació per detectar posibles errors i una vegada trobats, solventar-los en la etapa d'indexació o asignació de meta-dades 
• El sistema de codificació esta mal dissenyat. Es posible que la base de dades no interpreti les consultes de forma correcta, per lo que el personal especialitzat tingui que revisar el funcionament del siteme de recerca.