4.3 L'ACCÉS A L’INFORMACIÓ

 

En els sistemes electrònics el control d'accés o nivells de protecció comencen en el sistema operatiu, que controla els usuaris registrats i el tipus d'accés. L'accés als documents poden ser només de lectura, d’escriptura, de codificació o de execució. Quan un usuari obre un document el sistema comprova el seu tipus d'accés. Aquestes tasques las realitza l'administrador del sistema.

També pot passar quan es treballa en xarxa i es comparteixen dades, que els usuaris necessiten accedir i treballar amb un mateix document a l'hora. El sistema fa servir una tècnica de bloqueig per regular el seu ús.

Els documents que s'utilitzen per el treball diari, es guarden al disc dur en diferents seccions, aquestes seccions s'anomenen volums i poden ser:

• Volum públic, on s’emmagatzemen dades que poden ser consultades per tots els usuaris del sistema, però no es podran modificar.
• Volum compartit. arxius per ser utilitzats per tots, segons el seu nivell d'accés.
• Volum privat,amb informació personal a la que només es pot accedir amb clau.

Cada usuari del sistema te la seva contrasenya que li permet accedir a tota una part d'informació i al seu espai privat. Cada contrasenya te associada una sèrie d'atributs que van des de una simple consulta del document, la reproducció d'aquest o la seva modificació i validació.

Les contrasenyes son codis alfanumèrics que es recomenable canviar amb freqüència per que no les descobreixin, també es recomana que tinguin més de 5 caràcters alternant números i lletres que no corresponguin amb dates, noms propis, matricules, etc.

Qualsevol modificació en el nivell d’accés ha de ser sol·licitada i autoritzada per l'administrador del sistema.

Els usuaris externs son persones alienes  a l'organització i les seves consultes van dirigides quasi sempre a la documentació històrica per la realització de estudis y treballs.

En el cas de les autoritzacions de consultes o fons actius tenen que ser acceptades per un superior responsable i per escrit.

La realització de préstecs personals a tot tipus d'usuaris, s’han de regular i controlar adequadament, amb formularis de sol·licitud de préstec en el que s'indiqui el document que es sol·licita, qui es fa responsable d'ells durant el préstec i quan s'han de tornar, d'aquesta manera s'evita la pèrdua i dispersió de l’informació. Tenint en compte que cada document es únic, la seva pèrdua es irreparable.

Tant els préstecs com les consultes directes d'informació es s'han de registrar, per controlar els documents i per saber qui sol·licita l'accés i per a que.

Si el que es presta o s'envia es un document electrònic s’haurà d’augmentar les precaucions per impedir la copia, si es tracta d'un arxiu fotogràfic que tingui una baixa resolució etc.