3.4 - ACTUALITZACIÓ

S'aplica l'actualització, com a procediment, tan als documents pròpiament dits com a l' actualització dels indexs.

En quan a l'acualització dels documents primer de tot ha de tindre una finalitat i uns objectius. 

Consisteix tal com diu el títol en la tasca de cambiar part del texte, o cambiar algunes dates d'un document per tal de posar-lo al dia o per tal d'eliminar-ne errors, que poden vindre fins i tot de temps enrere.

La ordre d'actualització ha de ser donada per una instancia superior, i no pot ser mai fetà sense les directrius donades per la normativa.

Es evident que si el document és físic i es tracta d'un document històric, aquestes correccions no s'efectuaràn al document original, si no en una copia mecanografiada o digital d'aquest.

Aixi mateix, l'actualització s'efectuarà seguint al peu de la lletra les normes i procediments adequats al cas.

S'anotarà en un full adjunt les modificacións efectuades siguin de dades o dates, i si per raó d'aquestes modificacións, la ubicació del document cambies de lloc s'hauria d'anotar la posició anterior i l'actual.

En l'actualització dels indexs, s'ha de comptar amb un manual de procediment en el que s'indicarà els criteris emprats per portar a terme les codificacións, les normes a seguir per a la consulta, la implementació del document, els expurgo i qualsevol altre tipus de procediment.

Amés un calendari marcat per personal especialitzat, ens dirà quan han de portar-se a terme les actualitzacions, i la manera de fer-ho.

Aquesta actualització periòdica es molt necessaria, doncs poden apareixer imprevistos com: canvis de classe, problemes d'espai o amagatzament, o s'ha de fer l'actualització  per haber detectat errors en la codificació, etc.