3.2 INDEXACIÓ , INDEX DEL QUADRE DE CLASSIFICACIÓ

L'indexació es el procés de descriure i caracteritzar un document a través dels conceptes continguts.

Els resultats d’aquet procés son els índex.

Els índex son llistes de termes que reflecteixen el contingut dels documents a traves dels quals es possible la seva recuperació. Cada termini d'indexació representa un concepte que caracteritza i descriu un document.

El procés d'indexació te 3 etapes:

1 S' examina el contingut del document i es descriu els seus punts fonamentals.

• Format. 
• Títol.
• L'autor.
• A qui va dirigit.
• L'acció per el qual es fet.
• Dates.
• Resum.

2 De les dades, s'identifiquen i seleccionen els conceptes fonamentals i es tradueixen a termes de indexació, que formen un llenguatge especialitzat, un llenguatge documental.

3 Es trien aquells termes que passen a formar part de la llista.

No existeix un numero determinat d'ells a incloure, depèn del volum de documents que tingui l'arxiu, però de manera general a menys terminis i significat mes ampli, l'indexació es mes senzilla y menys subjectiva que quan a l’índex apareixen molts termes.

Els conceptes que es representan a l’índex es poden extreure directament del document o es poden traduir a un vocabulari establert. En el primer cas s'utilitzen les paraules del llenguatge natural. Son les paraules clau. 
En el segon cas utilitzarem un llenguatge controlat format per descriptors, terme normalitzat o controlat dins d'un llenguatge documental.

Els termes escollits per l’indexació tenen que complir les següents condicions.

• Exhaustivitat: Han d'aparèixer en la llista de tots els conceptes bàsics del document.
• Precisió:         S'han d'evitar expressions ambigües o genèriques.
• Pertinència:   Ha d'haver rigor al seleccionar els termes.
• Uniformitat:   S'han d'utilitzar les mateixes expressions per els mateixos   conceptes, eliminar la subjectivitat mantenint així la coherència de la llista.                             

Els tipus d’índex habituals son:

• Onomàstics:  Els termes que contenen son persones, institucions, etc.
• Topogràfics:  Son els que contenen termes geogràfics.
• De matèries: Son els que contenen termes, segons el tipus de materia tractada.       

S'han de seguir unes normes en la seva redacció:

Ordenació per noms de persones:

• Ordre invers, cognom i nom.
  
• Respectar la seva llengua d'origen.
• Les inicials es prosponen.
• Els cognoms amb guió es consideren un.
• Les preposicions dels cognoms es prosponen al nom.
• Es poden afegir dates.

Ordenació per  institucions:

• En forma directa sense inversió.
• Abreviatures i sigles que desenvolupen evitar confusions.

Ordenació per termes geogràfics:

• Entre parèntesi,la seva jurisdicció, país.
• En l’idioma del centre, institució, etc.

Ordenacio per matèries:

• Ús singular per noms incomtables i plural per els contables.
• Entrades directes, sense inversió.

La llista amb els conceptes es pot ordenar de forma alfabètica o sistemàtica.

En l'ordenació alfabètica els descriptors s'agrupen per afinitat temàtica.

La norma ISO 5963 (1985) estableix les pautes que es poden seguir a l'hora d'indexar un conjunt documental.

L’índex no deu ser mai una llista tancada, sinó que deu ser actualitzada, revisada periòdicament per part de l'indexador d'una manera que sigui sempre valida.

La revisió i actualització es realitza entorn:

• Termes desfasats: Es refereixen a conceptes que ja no existeixen, obsolets, i a aquells que han perdut la seva especificitat i/o estan representats per un altre terme.
• Nous conceptes: Els termes que expressen nous conceptes s'han de comprovar, la seva acceptació i exactitud, no es recomanable introduir-los directament en l’índex sense proposar-los com a candidats per una posterior incorporació.
• Noves grafies: Noves formas d'escriure els termes, es important establir com es tindran d'escriure i escollir una única solució dentre les diferents alternatives.

INDEX DEL QUADRE DE CLASSIFICACIÓ.

El quadre de classificació va acompanyat d'un índex que permet classificar els documents que arriben a l'arxiu de gestió.

Aquest índex conté tots els noms ordenats alfabèticament de les series, classes o nivells del quadre i les successives divisions junt amb la seva codificació, i la seva ubicació al quadre.

S'inclouen termes que no estan en el quadre però que tenen un equivalent en ell, aquesta equivalència es senyala amb la lletra be baixa: "V."

Per exemple l'index de quadre d'aquesta empresa o institució presenta aquest aspecte, i té una codificació alfanumerica.