2.6 PROBLEMES D'ORGANITZACIÓ

Molts dels problemes que poden surgir en un departament d'arxius, deriven del desconeixement de l'organització en la que es treballa. Per això es convenient tenir una visió de conjunt de l'entitat per poder situar la part del procés que es realitza en un context més general.

Alguns exemples son:

La manca de comunicació entre les diferents oficines propicia l'aparició d’àrees on es poden codificar documents de manera aïllada, sense tenir en compte de on  ha vingut ni a on anirà a continuació. La conseqüència es que en moltes ocasions es dupliquen documents, i es torna a fer el treball prèviament fet a un altre departament.

Documents sense estructuració de forma normalitzada, que encara que facin relació al  mateix assumpte, presenten cadascun, formes diferents.                   

Aquest fet dificulta la seva identificació i el seu arxivament.                       

Manca d'un responsable de coordinació de processos, si no existeix aquesta figura, les tascas a vegades s'improvisen i son subjectives.

Manca de l'espai físic per l'arxiu, que es col·loca de qualsevol manera i en qualsevol lloc, per tant produeix quasi sempre la dispersió de la documentació, el desordre i la probable pèrdua.

La inexistència de protocols, a l'hora de fer procediments de les transferències, que es realitzen sense un calendari programat i per tant, sense cap control.

Per tal de solucionar els problemes en el desenvolupament de les tasques, es molt important seguir unes normes bàsicas de exactitud, ordre i neteja. Aquestes normes han de estar desenvolupades en manuals o catàlegs de procediment on s'expliqui de forma detallada com realitzar cada pas, i on estiguin ben explicades les seves estructuras i formas.