2.5 EL REGISTRE
El registre es un instrument de control sobre
els documents.
Consisteix en anotar de manera adequada, totes les dades necessàries que reconeguin a un document,per tal de donar-li un identificador únic.
S'aplicarà aquest registre a tots els
documents que la organització genera i/o rep, assignant un identificador a cada
un d'ells i fent una breu descripció.
La seva finalitat, amés d'evitar les duplicacions i els errors, es deixar constància de
tots els documents capturats o creats, inclús d'aquells que no es conservaran o
que s'enviaran a altres entitats o arxius.
Pot realitzar-se en qualsevol nivell del
sistema documental; per lo que pot haver un registre general comú per tota
l'organització, però, també poden existir registres en les oficines o en altres departaments de archivistica per deixar constància
de la possible entrada d'altres tipus de documents.
La descripció que és faci ahurà de ser breu, i ha d'incloure els següents punts:
- Identificador únic del sistema.
- Data i hora
de registre.
- Títol i descripció abreviada.
- Autor, remitent i/o destinatari.
En els arxius tradicionals el registre s'efectua en un llibre específic, generalment anomenat registre d'arxius.
En els registres electrònics o automatitzats, l'informació del registre pot estar separada en un document apart, o bé inclòsa dins del mateix sistema d'arxius.
Comentaris
Publica un comentari a l'entrada