2.3 SISTEMES D'ORDENACIÓ

Quan els documents ja han estats classificats, el següent pas es ordenar-los.

Ordenar es una tasca material en la que es relaciona uns documents amb altres d'acord  un criteri establit prèviament, que pot ser la data, noms, números...

Segons el criteri usat,els mètodes d'ordenació son els següents:

Alfabètic: Prenen com a base una paraula que identifiqui els documents, per exemple expedients personals, es prenen els cognoms i s'ordenen en ordre alfabètic.

Cronològic: Es realitza l'ordenació per orde de data dels documents, es comença ordenant per l'any, dintre de l'any per el mes i dintre del mes per el dia. En cas que faltès el dia, es colocaría al document al final del mes corresponent, i si faltès el mes, al final de l'any corresponent.

Numèric: Prenen com a referència un numero atribuït als documents, s'ordenen seguint la seva seqüència. Es freqüent per ordenar documents contables.    (Dins de cada exercici econòmic, per el número de control de l'expedient.)

Alfanumèric o Mixte: Combina signes alfabètics i numèrics. L'ordenació es realitza en diversos nivells, els documents dins els expedients seguint l'ordre de tramitació, aquests dins de les series i les series seguint la seva jerarquia.

L'ordenació interna dels expedients es fa d'acord amb el procediment següent:  Ha de  ser coherent i cronològic, desde el document més antic al mes recent.    Els expedients es desen en carpetes on s'apunten les dades que l'identifiquen. 

• Nom de l'oficina
• Data d'inici / finalització
• Resum del contingut.
• Número de documents que conté.
• Codi del quadre de classificació i nom de la sèrie.
• Signatura de l'instal·lació. *2

Tots els documents que formen l'expedient han d'estar dins de la carpeta des de el principi, per evitar la seva dispersió i pèrdua. Si algú necessita un document d'aquests, es millor facilitar una copia que no l'original. Si no queda mes remei que prestar l'original, es té que registrar o anotar la sortida del document.

Quan els expedients han conclòs, es colocan en capses d'arxiu per la seva conservació. En les capses s'ha d'anotar que és el que conténen emplenant una etiqueta amb:

• El nom de l'oficina.
• El codi de classificació i nom del nivell que contè.
• Any, o anys al que pertanyen els documents 

Aquestes capses són les que pasaràn al arxiu central conforma al calendari de transferencies.